BAB II

Perencanaan

A.   Definisi Perencanaan

Defini perencanaan menurut para ahli :

-       Terry (1975) :

Perencanaan adalah pemilihan dan penghubungan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.

-       M.Farland :

Perencanan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya.

-       Harold Koontz dan Cyril O’Donnel :

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif-alternatif yang ada.

-       Siagian (1994) :

Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan.

-       Drs.H. Malayu S.P Hasibuan :

Perencanaan adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Jadi,setiap rencana mengandung dua unsu, yaitu :”tujuan dan pedoman”.

-       Kusmiadi (1995) :

Perencanaan adalah  proses dasar yang kita gunakan  untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana cara pencapainnya.

Dari beberapa pengertian tersebut, dapat ditarik sintesa bahwa perencaan merupakan pondasi dasar dalam menjalankan suatu kegiatan yang terdiri dari asumsi – asumsi, penggabungan fakta – fakta yang ada dilapangan yang dapat dijadikan sebagai bahan acuan dalam memlulai suatu kegiatan.

B.   Dasar Pemikiran Perencanaan

Pada awalnya perencanaan dimaksudkan untuk membuat pondasi dasar dalam menjalankan suatu tindakan.

Suatu perencanaan identik dengan suatu sistem analisis yaitu dalam konteks yang berbeda, disebut dengan penelitian operasional.

Beer (1966) menggambarkan penelitian operasional sebagai berikut : “Penelitian operasional adalah serangan ilmu modern terhadap masalah kompleks yang timbul dalam arah dan pengelolaan sistem besar manusia. Mesin, material dan uang dalam industri, bisnis, pemerintah dan pertahanan. Pendekatan distenetive adalah untuk mengembangkan model scientifik dari sistem, menggabungkan ukuran faktor kesempatan dan risiko tersebut, yang dapat digunakan untuk memprediksi dan membandingkan hasil dari keputusan alternatif, strategi dan kontrol. Tujuannya adalah untuk membantu manajemen menentukan kebijakan dan tindakan ilmiah.”

C.   Konsep Perencanaan

Konsep – konsep dalam Perencanaan meliputi :

1.    Proses menentukan bagaimana sistem manajemen akan mencapai tujuan-tujuan, menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai apa yang ingin ditujunya(certo, 2003)

2.    Proses menetapkan tujuan-tujuan dan rancangan tindakan, membangun peraturan-peraturan dan prosedur, dan memperhitungkan hasil-hasil yang akan terjadi dimasa yang akan datang.(Dessler,2001)

D.   Proses Perencanaan

Perencanaan sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan.

Menurut Louis A.Allen (1963), perencanaan terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berfikir ke depan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi tantangan pada waktu yang akan datang.

Berikut ini aktivitas yang dimaksud :

1.    Prakiraan (Forecasting)

Prakiraan merupakan suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan atau memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.

2.    Penetapan Tujuan (Establishing Objective)

Penetapan tujuan merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan.

3.    Pemrograman (Programming)

Pemrograman adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapkan :

a.    Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan,

b.    Unit dan angota uang bertanggung jawab untuk setiap langkah,

c.    Urutan serta pengturan waktu setiap langkah.

4.    Penjadwalan (Scheduling)

Penjadwalan adalah penetapan atau penunjukkan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.

5.    Penganggaran (Budgeting)

Penganggaran merupakan suatu aktivitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan (financial recources) yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu.

6.    Pengembangan Prosedur (Developing Procedure)

Pengembangan prosedur merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan.

7.    Penetapan dan Interpretasi (Estabilishing and Interpreting Policies)

Penetapan dan interpretasi kebijakan adalah suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan kondisi manajer dan para bawahannya akan bekerja. Suatu kebijakan adalah sebagai suatu keputusan yang sentiasa berlaku untuk permasalahan yang timbul berulang demi suatu organisasi.

E.   Sifat – sifat Perencanaan

Rencana yang baik haruslah mengandung sifat-sifat sebagai berikut :

a.    Pemakaian kata-kata yang sederhana dan terang,

b.    Fleksibel,

c.    Mempunyai stabilitas,

d.    Ada dalam perimbangan, dan

e.    Meliputi semua tindakan yang diperlukan.

Dalam membuat perencaan, seorang perencana harus tahu betul bagaimana cara – cara agar rencana yang akan ia jalankan dapat berjalan dengan lancar.

Selain itu, dalam suatu instansi, lembaga atau organisasi perencanaan harus di buat dalam kata – kata yang mudah dimengerti sehingga akan tercipta koordinasi yang baik dalam menjalankan rencana tersebut.

F.    Fungsi Perencanaan

Dalam menjalankan perencanaan tentu kita harus tahu fungsi dari perencanaan itu sendiri, yaitu :

a.    Menentukan titik tolak dan tujuan usaha

Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai sehingga merupakan sasaran, sedangkan perencanaan adalah alat untuk mencapai sasaran tersebut. Setiap usaha yang baik harus memiliki titik tolak dan tujuan.

b.    Memberikan pedoman, pegangan dan arah

Suatu perencanaan mengadakan perencanaan apabila hendak mencapai suatu tujuan. Tanpa perencanaan suatu perusahaan tidak akan memiliki pedoman, pegangan dan arahan dalam melaksanakan aktifitas kegiatannya.

c.    Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material

Dalam menetapkan alternatif dalam perencanaan, kita harus mampu menilai apakah alternatif yang dikemukakan realistis atau tidak. Atau dengan kata lain, apakah masih dalam batasan kemampuan kita serta dapat mencapai tujuan yang kita tetapkan.

d.    Memudahkan pengawasan

Dengan adanya planning kita dapat mengetahui penyelewengan yang terjadikarena perencanaan merupakan pedoman dan patokan dalam melakukan dalam suatu usaha.

e.    Kemampuan evaluasi yang teratur

Dengan adanya perencanaan, kita dapat mengetahui apakah usaha yang kita lakukan sudah sesuai dengan tujuan yang ingin kita capai.

f.     Sebagai alat koordinasi

Perencanaan dalam suatu perusahaan kadang-kadang begitu kompleks, karena untuk perencanaan tersebut meliputi berbagai bidang dimana tanpa koordinasi yang baik dapat menimbulkan benturan-benturan yang akibatnya dapat cukup parah.

Sumber :

Arief Bowo PK, SE., MM. “Perencanaan”. Jakarta: Universitas Mercu Buana,2008

Bab I

Manajemen

   A.   Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa perancis kuno management yang memiliki arti “seni melaksanakan dan mengatur”. Manajemen dalam arti luas juga mempunyai Pengertian sebagai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pegendalian (P4) sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Manajemen dalam arti sempit adalah manajemen sekolah atau manajemen madrasah yang meliputi: perencanaan program sekolah/madrasah, kepemimpinan kepala sekolah/madrasah, pengawasan/evaluasi, dan system informasi sekolah/madrasah.

Pengertian manajemen secara umum adalah ilmu dan seni dalam mengatur, mengelola, dan mengkoordinasi yang bertujuan untuk melakukan suatu tindakan guna mencapai tujuan

 

   B.   Konsep Dasar Manajemen

a.    Manajemen sebagai ilmu

Untuk menmahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat system kerja sama ini bermanfaat bagi manusia.

b.    Manajemen sebagai seni

Manajemen adalah seni untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal, demikian pula demi kesejahteraan dan kebahagian bagi pimoiban maupun pekerja serta memberikan pelayanan yang sebaik mungkin kepada masyarakat.

c.    Manajemen sebagau profesi

Manajemen sebagai suatu profesi merupakan suatu bidang pekerjaan yang dilakukan oleh orang-ornag yang memiliki keahlian sebagai kader, pemimpin atau manjer pada suatu organisasi/ suatu perusahaan tertentu.

d.    Manajemen sebagai proses

Manajemen adalah proses yang khas terdiri dari tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dimana didalam masing-masing bidang tersebut digunakan ilmu pengetahuan dan keahlian serta di ikuti secara berurutan dan tujuan yang telah ditetapkan.

   C.   Tujuan Manajemen

Tujuan manajemen secara garis besar dibagi atas 4 hal atau yang biasa di singkat dengan POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai POAC. Mari kita liat pembahasannya sebagai berikut :

1.    Planning (perencanaan)

Planning dijadikan sebagai landasan dalam proses pengambilan keputusan/ analisisis kebutuhan.

Planning berguna untuk meminimalisir kesalahan – kesalahan yang mungkin di temui saat pelaksanaan dilapangan.

2.    Organizing (pengorganisasian)

Tujuan manajemen yang kedua adalah organizing atau pengorganisasian. Organizing bertujuan untuk menyusun disain kerja, pembagian tugas, serta pembentukan struktur organisasi dalam suatu pekerjaan.

Misalnya :

Suatu perusahaan memiliki pekerjaan pembuatan bangunan. Sebagai seorang manajer harus mampu mengatur pembagian kerja yang baik bagi para karyawannya. Misalnya, pembagian kerja antara arsitektur, pembuat bahan pondasi, sampai pada pembangun pondasi. Jika seorang manajer memiliki fungsi organizing yang baik maka pekerjaan akan terasa ringan, efektif dan selesai tepat pada waktunya.

3.    Actuating (pengarahan)

Seorang manajer harus memiliki sikap actuating artinya mampu mengarahkan para pekerjanya untuk menjalankan tugasnya sesuai dengan aturan dan job desk masing – masing.

Contoh simpel yang sering kita temui dalam kehidupan sehari – hari yaitu :

Misalnya seorang ketua kelas yang memiliki rekan kerja seperti sekretaris, bendahara dan humas. Ketua kelas harus mampu menggerakkan semua anggotanya untuk menjalankan tugasnya dengan baik. Seorang bendahara yang memiliki kewajiban untuk menangani permasalahan keuangan harus mampu menangani pekerjaan itu dengan baik. Tugas seorang ketua sebagai actuating adalah menggerakkan kinerja bendahara. Jika bendahara tidak menajalankan tugasnya dengan baik, maka permasalahan akan menyangkut semua kegiatan dalam kelas tersebut.

4.    Controlling (mengawasi)

Dalam proses controlling seorang manajer akan mengetahui apakah perencanaan yang ia buat telah berjalan dengan lancar. Jika “iya” maka dilakukan proses pengembangan sehingga pekerjaannya akan dapat ditingkatakan atau dipertahankan secara berkelanjutan.

Jika tidak, maka dilakukan proses evaluasi mengenai permasalahan – permasalahan yang terjadi. Merencanakan jalan keluar. Dan kembali lagi pada proses awal yaitu “planning”.

Seluruh tugas dan fungsi dari manajemen ini sebenenarnya berkesinambugan satu sama lain. Jadi, jika salah satu fungsi manajemen tidak berjalan dengan baik maka tidak akan dapat mencapai tujuan.

Bagian – bagian yang termasuk controlling (pengawasan) :

-       Monitoring

-       Evaluasi

-       Supervise

   D.   Keterampilan Seorang Manajemen

Keterampilan – keterampilan itu adalah sebagai berikut :

a.    Decision Making Skill (Keterampilan dalam Mengambil Keputusan)

Seorang manajer harus memiliki keterampilan dalam megambil keputusan. Karena keputusan yang diambil oleh pemegang pengambilan keputusan (manajer) dalam perusahaan sangat berpengaruh pada produktifitas perusahaan, kinerja karyawan, koordinasi antar sesama pihak dan kelanjutan berdirinya perusahaan.

Secara garis besar, proses pengambilan keputusan dibagi menjadi 3 macam :

1.    Rational decision yaitu mengambil keputusan dengan cara yang rasional atau masuk akal.

Proses pengambilan keputusan dengan rasional decion ini biasanya berdasarkan fakta dan norma yang berlak di lapangan. Atas dasar perhitungan yang sudah rasional dan bukan berdasarkan asumsi belaka.

2.    Behavior decision adalah perilaku untuk mengambil keputusan atas dasar kesepakatan (musyawarah untuk mufakat). Dalam proses pengambilan keputusan dari jenis ini, biasanya manajer membuat rapat dan diskusi antar instansi perusahaan untuk menetapkan keputusan. Asumsi dan pendapat dari karyawan sangat berpengaruh bagi perusahaan yang menggunakan acuan behaciour decision dalam pengambilan keputusannya.

3.    Intuition decision adalah pengambilan keputusan atas dasar keberanian, pengalaman, kedekatan seseorang kepada Tuhan.

Proses pengambilan keputusan secara instuition decision ini biasa dilakukan oleh perusahaan – perusahaan yang telah berkembang. Pengalaman manajerial yang dimiliki menjadi salah satu faktor penting dalam proses pengambilan keputusan dari jenis ini.

Selain kemampuan mengambil keputusan. Seorang manajer juga harus memiliki kemampuan – kemampuan lain seperti :

b.    Interpersonal skill

Interpesonal skill  adalah kemampuan manajerial seseorang untuk mengatur dan mengarahkan seseorang ke arah yang di inginkan.

Melihat dari bagaimana keterampilan-keterampilan seseorang yang bervariasi. Lebih banyak mengarahkan seseorang untuk berkomunikasi, meyakinkan seseorang / mempengaruhi orang lain (negosiasi). Kemampuan interpersonal skill harus dimiliki oleh manajer -  manajer khususnya dalam bidang sales marketing.

c.    Political skill juga termasuk ke dalam interpersonal skill namun sifatnya lebih memaksa.

d.    Technical skill

Techinal skill adalah kemampuan yang berkaitan dengan teknik. Seperti skill dalam mengoperasikan mesin – mesin bisnis, komputer, mesin proyek atau keterampilan untuk mengoperasikan soft ware apabila pekerjaannya mencangkup bidang desaign grafis.

e.    Social Communication Skill

Pada kesempatan kali ini, saya ingin menambahkan satu kemampuan yang tak kalah penting yang harus dimiliki oleh seorang manajer.

Social communication skill berkaitan dengan kemampuan seseorang untuk berinteraksi dengan orang lain. Menciptakan lingkungan kerja yang bersifat kekeluargaan, mengadakan acara – acara yang dapat mendekatkan para karyawan dengan atasannya merupakan beberapa contoh dari Social communication skill. Banyak keuntungan yang dapat di peroleh oleh seorang manajer apabila Ia memiliki kemampuan yang satu ini. Salah satunya adalah meningkatkan produktifitas perusahaan.

Mengapa demikian ?

Karena dengan terciptanya situasi kerja yang menyenangkan, bebas stress, kekeluargaan yang melekat, kehangatan suasana kerja, keterbukaan antara atasan dengan bawahan dan sebaliknya akan meningkatkan kinerja para pegawai. Sehingga bersinggungan dengan meningkatkan tingkat produktifitas perusahaan.

Sebagai seorang manajer, seseorang harus mampu menguasai ke – 4 kemampuan dasar tersebut. Karena titik tumpu dan acuan perusahaan terletak pada bagaimana seorang pemimpin mampu mengarahkan dan merekatkan garis koordinasi dalam perusahaannya.

Selain itu, ilmu manajerial dan pengalaman yang mumpuni menjadi faktor pendukung dalam mencapai keberhasilan me-manage setiap tindakan.

Bagi kalian yang bercita – cita untuk menjadi seorang pemimpin perdalamlah ilmu. Belajarlah untuk meningkatkan Intelectual Question (IQ), berorganisasilah untuk mengasah Emosional Question (EQ) belajar dari kehidupan untuk menambah pengalaman agar tidak hanya melihat dari satu sisi kaca mata. Serta jangan takut untuk memperdalam agama sebagai landasan dan pondasi awal pengawasan terhadap diri sendiri Spiritual Question (SQ).

Serta yang paling terpenting, belajarlah untuk mengatur diri sendiri sebelum Anda mengatur orang lain. Kesuksesan Anda dalam mengatur diri sendiri dapat menjadi acuan “Bagaimana Anda sukses mengatur orang lain”.