Bab II
Pembahasan
1. Pengertian Sistem
System bukanlah “cara”
atau “metode” seperti yang banyak dikatakan orang. Cara hanyalah bagian
kecil dari suatu system. Istilah system meliputi spectrum yang sangat luas.
Misalnya manusia, binatang, alam semesta, mobil, motor, lembaga tertentu adalah
sebagai suatu system.[1]
Murdick dan Ross sistem (1993) adalah seperangkat susunan yang
digabungkan satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan. [2]
Menurut Webster
Unbridge, sistem adalah elemen – lemen yang saling berhubungan dan
membentuk satuan organisasi dan menurut Scott
(1996) sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). [3]
Sehingga dapat di sintesakan bahwa sistem merupakan
sekumpulan sub sistem yang terdiri dari perangkat – perangkat yang saling
bekerja satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan.
Ciri pokok sistem menurut Gasspert ada 4 yaitu sistem itu
beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur – unsur, ditandai dengan
satu hubungan, dan mempunyai satu fungsi atau tujuan yang sama.[4]
Sementara Mc. Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai
sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk
menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control. Untuk lebih jelasnya, mekanisme
tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut :
a. Sistem Perencanaan
Perencanaan
(planning), merupakan fungsi pertama dari proses manajemen yang fungsinya untuk
menentukan tujuan dan bagaimana tujuan tersebut dicapai “planning is coping with uncertainty by formulating future courses of
action to achieve specified result” (kinick dan Williams, 2006).
Perencanaan merupakam kegiatan untuk memperkirakan kegiatan dimasa yang akan
datang. Oleh sebab itu perencanaan yang baik hendaknya mengandung unsure unsure
; pertama, perencanaan dirumuskan secara jelas dan dijabarkan secara operasional.
Kedua, adanya kebijaksanaan untuk mencapai tujuan dala garis besarnya. Ketiga,
adanya prosedur pembagian tugas serta hubungannya antara anggota kelompok
masing-masing. Keempat, adanya kemajuan yaitu penetapan standar kemajuan yang
hendak dicapai. Dan kelima, adanya program yaitu langkah-langkah kegiatan untuk
mencapai tujuan.
Pendidikan
dapat dianggap sebagai proses untuk melengkapi siswa dengan keahlian
pengetahuan,keterampilan dan sikap yang digunakan untuk dapat hidup dan
menghasilkan hal-hal yang berguna dalam kehidupan masyarakat setelah resmi
keluar dari lembaga pendidikan.
Dengan
menggunakan pendekatan system dalam organisasi pendidikan, akan membantu
pengelola pendidikan untuk mewujudkan tujuan secara lebih efektif. Pendidikan
itu dinamis tidak statis dan oleh sebab itu pendekatan system juga dinamis
tidak statis.
Secara
umum pendekatan system dalam pendidikan terdiri dari proses :
a) Definisikan
tujuan-tujuan dan sasaran yang dicapai
b) Gambarkanlah
batasan-batasan yang akan diikerjakan dan disesuaikan dengan kondisi-kondisi
yang ada
c) Tentukan
ukuran kadar keefektifannya (standar)
d) Sebutkan
alternatif-alternatif pemecahannya
e) Tentukan
biaya untuk setiap alternative.
f) Seleksi
alternative terbaik untuk dilaksankan
g) Ikutilah
pengaruh arus balik untuk perbaikan atau mempergunakan umpan balik untuk
perbaikan.
b. Model perencanaan
Sistem
pendidikan menurut Mc Grath, (1972) pendekatan system bukanlah suatu rangkaian
berseri, maupun bertahan, sistem tersebut dinamis yang diprosesnya terjadi
secara interaktif.
Sedangkan
Hussain, (1972) menyatakan bahwa system pendidikan dicirikan dalam bentuk
kepercayaan, metode, bermacam-macam sumber untuk memproduksi segala bentuk
perubahan-perubahan pada kebiasaan atau tingkah laku para peserta didik.
Pendidikan dicirikan lebih lanjut sebagai suatu institusional fungsional dalam
system pendidikan dalam melayani masyarakat.
2. Tanggung Jawab Manajer
a. Definisi Manajer
Manajer adalah orang yang memiliki tanggung jawab dalam
usaha memajukan dan mempertahankan perusahaan,terutama saat-saat sulit. Adapun
menurut A.F.Stoner bahwa, “para manajer sebagai perencana, pengorganisasi,
pemimpin dan pengendali organisasi.”[5]
Lebih jauh lagi James A.f .Stoner
mengatakan bahwa,” sebenarnya setiap manajer-seperti pemimpin klub
olahraga atau direktur utama suatu
perusahaan multinasional-memegang peranan yang lebih luas untuk menggerakan
organisasi menuju tujuan yang telah ditetapkan”.
Merurut James A.F. Stoner manajer yaitu :[6]
1. Bekerja
dengan orang lain
2. Bertanggung
jawab
3. Menyelaraskan
tujuan dan menentukan prioritas
4. Berfikir
secara analitis dan konseptual
5. Mediator
(penengah), politikus, diplomat, symbol dan pengambil keputusan yang sukar.
Top Manager (Manajer Tingkat Atas)
a) Mengonsep
dan mewujudkan visi dan misi perusahaan atau pun organisasi
b) Merancang
strategi perusahaan secara keseluruhan, termasuk memutuskan kebijakan akuisisi
dan merger.
c) Mengedepankan
pekerjaan dengan format keputusan bersifat umum (abstrak), dan selanjutnya
memerintahkan pihak middle dengan tujuan sesuai yang diarahkan.
d) Informasi
yang diterima oleh pihak top management cukup yang bersifat poin-poinnya saja
e) Manajemen
tingkat atas tidak membutuhkan informasi tentang berapa banyak penjualan hari
ini, yang diperlukan adalah berapa besar penjualan dari bulan ke bulan dan
apakah ada tren (kecenderungan ) naik atau turun sehingga dari informasi ini
akan diketahui kondisi di masa akan datang yang akan terjadi
f) Perangkat
yang dibutuhkan oleh top management meliputi DSS ( Decision Support System) dan berapa perangkat lunak lainnya seperti
Outlook Soft, informasi builder, Knowledge, Storm dan sebagainya[8].
Middle Manager (Manajer Tingkat Menengah)
a) Bertugas
menjembatani informasi yang berhubungan dengan top dan low management
b) Mengedepankan
efektivitas dalam melaksanakan pekerjaan
c) Bertanggung
jawab terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh pihak lower management. dan
berusaha mengurangi risiko pekerjaan yang akan terjadi nantinya
d) Middle
Management bertugas mengkoordinir unit-unit yang ada di lower management.
Lower Manager (Manajer Tingkat Bawah)
a) Mengerjakan
seluruh pekerjaan yang ditugaskan oleh pihak middle management sampai beres
b) Mengedepankan
konsep efisiensi dalam bekerja
c) Bekerja
secara sistematis, dan terstruktur serta menghindari timbulnya kesalahan yang
bersifat fatal
d) Kebutuhan
dan pengolahan informasi bersifat maksimal
e) Melayani
unit-unit yang berada di bawah
3. Analisis Sistem
a. Definisi Analisis Sistem
Analisis
Sistem (system analysis) adalah
penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan,
kesempatan maupun hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya.[9]
Tahap
analisis sistem dilakukan setelah perencanaan sistem (system planning) dan sebelum desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap kritis dan sangat
penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan –
kesalahan di tahap selanjutnya.
Langkah
– langkah sederhana dalam menganalisis sistem :
1. Identify, yaitu
mengidentifikasi masalah
2. Understand,
yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisis
sistem
4. Report, yaitu membuat laporan
hasil analisis
Dalam
dunia pendidikan analisis sistem sangat penting guna mengevaluasi seberapa
efektif sistem yang digunakan dalam sebuah organisasi, memperbaiki apabila
terjadi kesalahan, atau merekonstruksi sistem yang ada sehingga mendukung
optimalisasi sistem yang baru.
a) Dekomposisi
Untuk
menganalisa dan memahami secara menyeluruh sebuah sistem yang besar, biasanya
dibutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk mempermudah pekerjaan itu dibutuhkan
sistem dekomposisi. Dekomposisi adalah pembagian sistem kedalam komponen –
komponen yang lebih kecil (subsistem). Dekomposisi memiliki beberapa keuntungan
:
a. Analisis
menjadi lebih mudah menmengatur dan menganalisa setiap subsistem secara lebih
detail.
b. Pada
pengembangan sistem, sistem bisa di dekomposisi menjadi beberapa modul.
Modul
sistem terdiri dari empat elemen subsistem yaitu : masukan, pengolahan,
keluaran dan umpan balik[10]
b) Modularitas
Konsep
modularitas berhubungan dengan dekomposisi. Pada saat melakukan dekomposisi,
diharapkan sistem yang besar terbagi menjadi subsiste, - subsistem yang relatif
sama ukurannya. Dengan modul – modul ini maka beban kerja mengembangkan sistem
bisa didistribusikan secara merata pada semua sumber daya yang ada.
Pengembangan sistem jadi lebih sederhana karena hanya terfokus pada satu modul
terlebih dahulu, baru dilakukan integrasi antar modul.
c) Coupling
Dari
modul –modul yang kita peroleh, kadang – kadang ditemukan beberapa modul yang
memiliki ketergantungan dengan modul yang lain. Pada kasus seperti ini, modul –
modul yang saling bergantung harus dipasangkan (di-couple). Dengan cara ini bisa diketahui modul yang bisa bekerja
secara independen dan modul – modul yang harus diselesaikan terlebih dahulu
sebelum modul yang lain bisa bekerja.
d)
Kohesi
Dari proses coupling antar modul, kita bisa dapatkan
kelompok – kelompok modul dengan karakteristik yang hampir sama. Disini muncul
konsep kohesi dimana kelompok modul itu harus dianalisis bersama – sama dengan
kelompok modul yang saling berkohesi.
c. Analis Sistem
Analisis sistem merupakan
pekerjaan yang bertugas menganalisis suatu sistem yang berlaku dalam suatu
organisasi.
Tugas utama dari seorang analis
sistem adalah menentukan bentuk sistem yang akan dibangun nantinya. Keputusan
ini tidak mudah. Kesalahan menentukan format sistem yang akan dibangun akan
berakibat pada gagalnya proyek yang dikerjakan. Oleh sebab itu seorang analis
sistem yang sukses harus memiliki dan dibekali dengan bebrapa keahlian
spesifik, seperti :
1.
Keahlian Analisis
Keahlian analisis diperlukan
untuk memahami organisasi yang memerlukan sistem informasi yang akan dibangun.
Keahlian analisis digunakan untuk memetakan permasalahan yang dihadapi oleh
perusahaan klien yang bisa diselesaikan dengan sistem informasi dan yang tidak.
Kemampuan analisis juga diperlukan untuk memecahkan masalah yang telah
ditemukan.
2.
Keahlian Teknis
Salah satu tugas analis sistem
adalah membuat laporan mengenai hasil analisanya, untuk itulah kemampuan
mengoperasikan komputer sangat diperlukan. Seorang analis sistem dituntut untuk
mengenal dan menguasai perangkat lunak maupun perangkat keras terbaru, serta
mengetahui keunggulan maupun batasan dari teknologi – teknologi tersebut. Hal
ini akan sangat membantu analis dalam memilih teknologi yang tepat untuk
keperluan klien yang sangat spesifik. Keahlian teknis dapat diperoleh dari
pendidikan formal, pelatihan khusus, maupun jam terbang yang lama dalam mengembangkan
sistem informasi.
3.
Keahlian Manajerial
Salah satu tugas analis sistem
adalah menjadi tangan kanan manajer sistem informasi dalam mengatur sumber daya
proyek yang berskala kecil. Analis sistem bertanggung jawab mengatur sumber
daya yang di bawah kendalinya, seperti programer dan teknisi. Pengalokasian
tugas yang tepat sangat berpengaruh pada cepat lambatnya penyelesaian proyek.
Analis sistem juga harus memprediksi resiko dan perubahan faktor – faktor
eksternal seperti kenaikan harga perangkat keras, perubahan kebutuhan klien,
munculnya produk pesaing dan lain – lain.
4.
Interpersonal Skill
Analis sistem adalah pihak
yang berkomunikasi aktif keluar dengan klien maupun ke dalam dengan stakholder
yang lain. Keahlian berkomunikasi sangat diperlukan untuk menjaring informasi
yang akurat tentang masalah yang ada pada klien.
Adapun hal – hal tanggung
jawab dari seorang analis sistem meliputi :
a.
Pengambilan data yang efektif dari sumber
bisnis
b.
Aliran data menuju ke komputer
c.
Pemrosesan dan penyimpanan data dengan komputer
d.
Aliran dari informasi yang berguna kembali ke
proses bisnis dan penggunanya.
4. Sibernetika
Teori
sibernetika menekankan hubungan timbal balik diantara semua bagian dari sebuah
sistem. Kami akan menyajikan dua genre teori sibernetika. Pertama, satu
kelompok teori yang umumnya berasal dari rubrik penggabungan informasi (information - integration). Kedua, satu
kelompok teori yang umumnya dikenal sebagai teori konsistensi ( consistency theories ).
Teori
Penggabungan Informasi (information-integration)
bagi pelaku komunikasi berpusat pada cara kita mengakumulasi dan mengatur
informasi tentang semua orang, objek, situasi, dan gagasan yang membentuk sikap
atau kecenderungan untuk bertindak dengan cara yang positif atau negatif
terhadap beberapa objek. Pendekatan penggabungan informasi adalah salah satu
model paling populer yang menawarkan untuk menjelaskan pembentukan informasi
dan perubahan sikap. Informasi adalah salah satu dari kekuatan tersebut dan
berpotensi untuk memengaruhi sebuah sistem kepercayaan atau sikap individu.
Sebuah sikap dianggap sebagai sebuah akumulasi dari informasi tentang sebuah
objek, seseorang, situasi, atau pengalaman.
Dua
variabel nampaknya memiliki peranan penting dalam memengaruhi perubahan sikap.
Pertama adalah valance atau arahan. Valance mengacu pada apakah informasi
mendukung keyakinan Anda atau menyangkal mereka. Ketika informasi menyokong
keyakinan anda, maka informasi tersebut mempunyai valance “positif”. Ketika
tidak menyokong, maka valance “negatif”.
Variabel
kedua yang memengaruhi dampak dari informasi adalah bobot yang anda berikan
terhadap informasi. Bobot adalah sebuah kegunaan dari kredibilitas.
Perubahan
sikap terjadi karena informasi baru yang muncul dalam keyakinan adanya
perubahan dalam sikap atau karena informasi yang baru mengubah bobot atau
valance pada sebentuk informasi. Jadi,
valance memengaruhi bagaimana informasi memengaruhi sistem keyakinan anda dan
bobot memengaruhi seberapa banyak pengaruh itu bekerja.
1. Teori
Nilai Ekspektasi.
Salah satu dari ahli teori penggabungan
informasi yang sangat terkenal dan dihormati adalah Martin Fishbein. Karya
Fishbein menyoroti sifat kompleks dari perilaku yang diketahui sebagai teori
nilai ekspektasi (expectancy-value
theory). Menurut fishbein, ada dua macam keyakinan. Pertama yakin pada
suatu hal. Ketika anda meyakini sesuatu, anda akan berkata bahwa hal tersebut
ada. Kedua, yakin pada perasaan.
2. Teori
Tindakan yang Beralasan.
Icek ajzen dan Martin Fishbein memperluas
cakupan dari teori nilai ekspektasi dengan menambahkan faktor intensi dalam
rumus. Hal ini sebagai sebuah teori dari tindakan yang beralasan. Misalnya
seseorang yang ingin bekerja karena mendapat upah sebagai salah satu reward
yang didapat.
Teori
penggabungan informasi berhubungan dengan sistem faktor. Apa yang anda fikirkan
tentang isu dan bagaimana anda berperilaku, dihasilkan dari sebuah interaksi
kompleks diantara variabel sebagai salah satu karya dari Fishbein dan Ajzen
yang membantu kita melihat apakah hubungan mereka.
[1]
Kinichi dan Williams, Management - terj, (New
York : Mc. Grawhill, 2009) hlm. 20
[2]
Hanif al Fatta, Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi, (Yogyakarta : Andi Offset, 2007) hlm.3.
[3]
Ibid
[4]
Op.cit, hlm. 4
[5]
James A.F. Stoner, 1991, Manajemen, Jakarta, Erlangga,(terjemahan). hlm.11.
[6]
James A.F. Stoner, Op. Cit.,hlm. 11-13
[7]
Eko Nugroho, system informasi manajemen, Andi, Yogyakarta.Hlm.63
[8]
Eko Nugroho, Op.Cit,. hlm. 72.
[9]
Jogiyanto, Analisis Sistem,
(Yogyakarta : Andi Offset, 2005), hlm 129.
[10]
Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem
Informasi, (Jakarta : Gramedia, 2005), hlm. 25.