Manajemen Perubahan

Arti Manajemen Perubahan

            Manajemen perubahan adalah proses terus-menerus memperbaharui organisasi berkenaan dengan arah, struktur, dan kemampuan untuk melayani kebutuhan yang selalu berubah dari pasar, pelanggan dan para pekerja itu sendiri. Kegiatan manajemen perubahan harus berlangsung pada tingkat tinggi mengingat laju perubahan yang dihadapi akan lebih besar dari masa sebelumnya. Agar terjadi perubahan yang signifikan dan dapat diimplementasikan dengan baik kedalam suatu organisasi, maka hal berikut ini harus segera terjadi, yakni:

• Orang harus memahami dengan jelas tentang apa yang dimaksud dengan organisasi bisnis dan pelanggan. Dengan demikian, definisi yang jelas tentang tujuan bersama diperlukan; dan
• Persyaratan kinerja baru harus dinyatakan dengan jelas dan dipahami oleh para pekerja, sehingga mereka mampu melakukan perubahan perilaku sekaligus merubah cara mereka melakukan bisnis, tentunya perubahan ini secara luas harus selaras dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, para manajer perlu melakukan pembinaan untuk suatu perubahan yang konstruktif pada seluruh organisasi. Ketika ide perubahan disampaikan kepada seluruh lapisan organisasi sebagai sebuah mainstream, maka dengan sendirinya perlu dibarengi oleh perubahan infrastruktur pembinaan yang sudah ada, yang dapat mengatasi segala bentuk resistensi, sehingga mereka terdorong untuk mencoba dan menyesuaikan diri dengan perubahan yang telah direncanakan.

Kemampuan organisasi untuk bertahan hidup (survive) sangat ditentukan oleh kemampuan organisasi untuk berubah, menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan yang dihadapi atau menyesuaikan diri dengan perubahan potensial yang akan terjadi di masa mendatang. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi, komunikasi dan informasi. Tanpa adanya perubahan, maka dapat dipastikan usia organisasi tersebut tidak akan bertahan lama. Setiap organisasi yang mengabaikan konsep perubahan akan mengalami dampak negatif yang timbul oleh karenanya. Organisasi modern dewasa ini harus menghadapi dan menyelesaikan sejumlah persoalan yang menyebabkan terciptanya kebutuhan akan perubahan internal organisasi.

Menurut McCalman perubahan suatu organisasi memerlukan apa yang disebut dengan Perpetual Transition Management, yaitu suatu kerangka kerja manajemen transisi yang akan memberikan sejumlah pemahaman penting tentang apa yang memicu adanya perubahan-perubahan di dalam organisasi dan bagaimana organisasi tersebut bereaksi terhadapnya. Model manajemen transisi tersebut mencakup 4 (empat) macam proses yang saling terkait dan beroperasi pada tingkatan yang berbeda dan mencakup berbagai factor yang berbeda pula dalam hirarki keorganisasian. Adapun keempat macam lapisan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Lapisan pemicu (the trigger layer), yang berhubungan dengan identifikasi kebutuhan dan peluang-peluang untuk perubahan penting, yang dirumuskan secara sadar dalam wujud peluang-peluang dan bukan dalam bentuk ancaman-ancaman atau krisis-krisis.
2. Lapisan visi (the vision layer), yang menetapkan perkembangan masa yang akan datang organisasi yang bersangkutan, dengan jalan menekankan suatu visi dan mengkomunikasikannya secara efektif, sehubungan dengan arah kemana organisasi tersebut sedang melaju.
3. Lapisan konversi (the conversion layer) yang dibentuk guna memobilisasi dukungan di dalam organisasi yang bersangkutan, bagi visi baru tersebut sebagai metode yang paling tepat dalam hal menangani pemicu-pemicu perubahan tersebut.
4. Lapisan pemeliharaan dan pembaruan, yang mengidentifikasi cara-cara dengan apa perubahan dipertahankan, serta dikembangkan melalui perubahan-perubahan dalam sikap dan prilaku, dan dipastikan tidak akan kembalinya organisasi tersebut ke tradisi-tradisi yang berlaku sebelumnya.

Model Perubahan Tyagi

Tyagi 2001, model Lewin belum cukup karena hanya menyangkut sumber daya manusia.
Bebrapa komponen sistem dalam proses perubahan:

1. Adanya kekuasaan untuk melakukan perubahan.
2. Mengenal dan mendefinisikan masalah.
3. Proses penyelesaian masalah.
4. Mengimplementasikan masalah.
5. Mengukur, mengevaluasi dan mengontrol hasil.

Model Perubahan Kreitner dan Kinicki

Pendekatan sistem Kreitner dan Kinicki 2001, kerangka kerja perubahan organisasi terdiri dari inputs, target elemen of change dan outputs.

Model Perubahan Burnes

Burners 2000, tiga macam model perubahan yang dikelompokan berdasarkan frekuensi dan besaran perubahan:

The increamental model of change.

1. Perubahan berlangsung secara bertahap
2. Perubahan secara berganti pada masing-masing bagian.
3. Perubahan terjadi karena ada respon internal dan eksternal.
4. Respon terjadi karena adanya perubahan organisasi.

Model Perubahan Conner

1. Dinamika perubahan manusia memiliki struktur dengan daya tahan (resilience) sebagai pola sentral dan didukung oleh tujuh pola pendukung,
2. Sifat perubahan (the natural of change),
3. Proses perubahan (process of change),
4. Peran perubahan (role of change).
5. Menolak perubahan (resisting change).
6. Terikat pada perubahan (comiting to change).
7. Bagaimana budaya mempengaruhi perubahan (how culture influences change).
8. Pentingnya tim kerja yang sinergis.

Model Perubahan Victor Tan

1. Membuka pikiran,
2. Menenangkan hati,
3. Memungkinkan tindakan,
4. Menghargai prestasi

Pendekatan Manajemen Perubahan 

a. Mengidentifikasikan objek yang terkena dampak perubahan yang mungkin menolak perubahan.
b. Menelusuri sumber, tipe dan tingkat resistensi perubahan yang mungkin ditemukan.
c. Mendesain strategi yang efektif untuk mengurangi resistensi tersebut.

Kemungkinan untuk mengimplementasikan perubahan secara berhasil sangat meningkat apabila setiap orang yang terlibat didalamnya memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang akan terjadi, dan mengapa hal tersebut akan terjadi. Dalam hal ini, para pengambil keputusan perlu menyadari benar-benar bahwa perubahan merupakan suatu proses konstan di dalam suatu organisasi modern.
Sebagai sebuah proses, perubahan tidak selamanya berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Menurut M. Nur Nasution (2010), perubahan pada sebuah organisasi dapat memicu timbulnya penolakan baik dari individu maupun dari organisasi itu sendiri.

Faktor yang Mendorong Terjadinya Perubahan 

1. Ketidakamanan ekonomis;
2. Ketakutan atas hal yang tidak diketahui;
3. Ancaman pada hubungan sosial;
4. Kebiasaan;
5. Kegagalan kebutuhan untuk berubah;
6. Proses informasi selektif;
7. Iklim ketidakpercayaan;
8. Ketakutan akan kegagalan;
9. Konflik pribadi;
10. Sistem penghargaan tidak memperkuat.

Faktor yang Menghambat Terjadinya Perubahan 

1. Kelambanan struktural dan kelompok kerja;
2. Tantangan keseimbangan kekuatan yang ada;
3. Usaha perubahan sebelumnya tidak berhasil;
4. Terlalu fokus pada perubahan terbatas;
5. Ancaman pada hubungan kekuasaan yang sudah ada;
6. Ancaman terhadap alokasi sumber daya yang sudah ada.
7. Demografis
8. Persepsi terhadap revolusi informasi
9. Lingkungan dan social.

Resistensi terhadap perubahan ini tidak bisa disepelekan karena sifatnya yang menular, melumpuhkan, dan merintangi (Wibowo:2006) sehingga pada akhirnya akan berpengaruh terhadap keberhasilan dari perubahan itu sendiri. Seperti disebutkan di atas, perubahan senantiasa mengandung makna, beralihnya keadaan sebelumnya (the before condition) menjadi keadaan setelahnya (the after condition). Perlu diingat bahwa tidak semua perubahan yang terjadi akan menimbulkan kondisi yang lebih baik, sehingga dalam hal demikian tentu perlu diupayakan agar dimungkinkan perubahan diarahkan ke arah hal yang lebih baik dibandingkan dengan kondisi sebelumnya. Transisi dari kondisi awal hingga kondisi kemudian memerlukan suatu proses transformasi, yang tidak selalu berlangsung dengan lancer, mengingat bahwa perubahan-perubahan seringkali disertai dengan aneka macam konflik yang muncul. Disinilah arti penting dari manajemen pengelolaan, yaitu untuk mengawal agar proses transformasi tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif cepat dengan kesulitan yang seminimal mungkin.

Perubahan berarti bahwa kita harus mengubah dalam cara mengarjakan atau berpikir tentang sesuatu. Dengan demikian, perubahan membuat sesuatu menjadi berbeda. Perubahan merupakan pergeseran dari keadaan sekarang suatu organisasi menuju pada keadaan yang diinginkan di masa depan. Perubahan tersebut dapat terjadi pada struktur organisasi, proses mekanisme kerja, SDM dan budaya.

Karakteristik Perubahan
a. Bersifat misterius karena tidak mudah dipegang,
b. Memerlukan tokoh terkenal dalam melakukan perubahan,
c. Tidak semua orang bisa diajak melihat perubahan,
d. Perubahan terjadi setiap saat secara kontinu,
e. Ada sisi lembut dan sisi perubahan,
f. Membutuhkan waktu, biaya, dan kekuatan,
g. Dibutuhkan upaya khusus untuk menyentuh nilai dasar/budaya korporat,
h. Banyak diwarnai mitos,
i. Perubahan menimbulkan ekspektasi yang dapat menimbulkan getaran emosi dan harapan,
j. Perubahan selalu menakutkan yang menimbulkan kepanikan.

Kebanyakan organisasi yang berhasil adalah mereka yang focus pada seluruh aktivitas pekerjaan dalam melakukan perubahan. Organisasi yang sukses dalam mendapatkan, menanamkan, dan menerapkan pengetahuan yang dapat dipergunakan untuk membantu menerima perubahan dinamakan learning organizational.

Perubahan organisasional bukanlah proses sederhana. Perubahan organisasional adalah mengenal perubahan kinerja organisasi. Ikatan antara apa yang kita lakukan dengan hasilnya, lebih banyak energy, komitmen, dan kesenangan selama proses perubahan. Namun sebelum mengimplementasikan perubahan, ada tiga hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:

- Bagaimana kita mengetahui adanya sesuatu yang salah pada keadaan sekarang ini?
- Aspek apa dari keadaan saat ini yang tidak dapat tetap sama?
- Seberapa serius masalahnya?

Tujuan Perubahan

Tujuan perubahan disatu sisi untuk memperbaiki kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan disisi lain, mengupayakan perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Perubahan harus dilakukan secara hati-hati dengan mempertimbangkan berbagai hal agar manfaat yang ditimbulkan oleh perubahan harus lebih besar daripada beban kerugian yang harus ditanggung. Tujuan suatu perubahan pada umumnya masih bersifat makro dengan jangka waktu relative panjang. Untuk itu, tujuan dijabarkan dalam jangka waktu lebih pendek dengan ukuranyang lebih spesifik, dan konkret dengan menetapkan sasaran perubahan. Sasaran perubahan dapat diarahkan pada struktur organisasi, teknologi, pengaturan fisik, SDM, proses mekanisme kerja dan budaya organisasi.

Jenis Perubahan
(a) perubahan terencana (planned change) dan perubahan tidak terencana
b) menurut sifatnya yaitu: increamental change dan fundamental change,
c) tempered radical change
d) structural change dan cyclical change
e) planned change dan emergechange.

Peran Pemimpin dalam Perubahan
a. Sponsor, yaitu individu atau kelompok yang mempunyai kekuasaan member persetujuan perubahan.
b. Agent, individu atau kelompok yang mepunyai tanggung jawab membuat perubahan.
c. Target, yaitu individu atau kelompok yang harus berubah.
d. Advocate, yaitu individu atau kelompok yang ingin mencapai perubahan tetapi kurang memiliki kekuasaan.

Fase Komitmen Perubahan
1. Fase ini melakukan komitmen terdiri dari contact dan awareness. Usaha melakukan kontak dalam bentuk rapat, pidato, atau memo untuk mendapatkan kepedulian. Hasil yang mungkin diperoleh dari kepedulian bisa pemahaman atau kebingungan.
2. Penerimaan
Penerimaan terdiri atas tahapan pemahaman dan persepsi. Hasil dari pemahaman bisa persepsi positif atau negative. Persepsi positif akan mendukung memulai perubahan.
3. Janji (commitment)
4. Fase ini terdiri dari installation, adoption, institutionalization, dan internalization. Installation merupakan kesempatan pertama dimana tindakan komitment timbul. Tindakan ini memerlukan konsisten tujuan, investasi sumber daya, dan subordinasi sasaran jangka pendek dengan tujuan jangka panjang. Ada dua kemungkinan hasil dari installation stage, yaitu perubahan digugurkan setelah implementasi awal atau diadopsi untuk pengujian jangka panjang. Installation stage merupakan tes pendahuluan dengan focus pada masalh memulai perubahan, maka adopsi menguji implikasi lebih luas dari perubahan. Adopsi focus pada kepentingan dengan masalah mendalam dan jangka panjang. Tingkat komitmen dipertimbangkan untuk mencapai tahap adopsi, tetapi proyek perubahan pada tahap ini tetap dievaluasi, dengan opsi pada penundaan. Ada dua kemungkinan hasil pada tahap adopsi; perubahan dapat dihentikan setelah digunakan secara ekstensif atau perubahan dapat dilembagakan sebagai prosedur standar operasi.

Memulai perubahan
1. Mengelola pada saat turun dan saat sedang naik
Pada saat pasar sedang tumbuh, kita bisa meningkatkan keuntungan dengan pemasaran. Sebaliknya, pada saat pasar sedang lesu dan kondisi perusahaan menurun, yang terutama harus dilakukan adalah efesiensi. Pada saat sedang tumbuh kita bisa memainkan instrument utang. Sedangkan pada saat turun, perbaikan diarahkan pada sisi asset, terutama merampingkan organisasi, membuang beban, dan mengubah arah masa depan.

Ada beberapa beberapa indicator untuk melihat seberapa jauh perusahaan dapat diputar haluannya. Indicator indikatornya adalah sebagai berikut:
a. Dukungan yang kuat dari stakeholder, termasuk karyawan, komunitas, dan pemegang saham. Bila perusahaan besar dibutuhkan pula dukungan dari negara.
b. Adanya bisnis inti (cor business) yang mampu mendatangkan cashflow, yang tampak dari kondisi EBIT (Earning Before Interest dan Taxes) yang positif dan cukup memenuhi kebutuhan baru.
c. Adanya tim manajemen yang solid dan tangguh untuk mengendalikan operasional perusahaan.
d. Sumber-sumber baru pembiayaan, khusus pembiayaan jangka panjang.

2. Produk andalan
Salah satu syarat untuk keluar dari situasi yang sulit adalah adanya produk andalan. Biasanya kesulitan yang dialami oleh perusahaan dimulai dengan tidak dapat diandalkannya produk andalan. Banyak hal yang menyebabkan produk andalan kehilangan auranya di pasar, misalnya:
Pengendalian mutu tidak memadai
Delivery tidak tepat waktu
Teknologi ketinggalan zaman
Muncul produk-produk pengganti
Medan kompetisi baru.

Tahap-tahap Perubahan

Setiap perubahan memiliki tujuan tertentu yang dapat berupa upaya penyesuaian terhadap perubahan lingkungan (misalnya selera konsumen berubah, adanya peraturan baru yang diberlakukan pemerintah, kemajuan teknologi, dan lain-lain) dan upaya peningkatan efisiensi organisasi dalam rangka mencapai kondisi yang lebih baik. Apa pun jenis tujuan yang hendak dicapai, setiap perubahan harus disiapkan dengan baik mengikuti langkah-langkah tertentu.Secara sederhana, tahapan (langkah-langkah) yang harus ditempuh dalam mengadakan perubahan sekolah adalah sebagai berikut:
a. Menyadarkan seluruh warga sekolah bahwa perubahan tertentu perlu dilakukan
(unfreezing).
b. Melaksanakan perubahan/menerapkan sesuatu yang baru (changing).
c. Menstabilkan situasi setelah perubahan dilaksanakan (refreezing).

Cara dalam Mengimplementasikan Proses Perubahan

1. Disiplin diri
2. Kerja sama tim
3. Manfaat teknologi
4. Orientasi pada tindakan

Strategi dan tindakan sangat penting dalam menciptakan perubahan. Strategi berorientasi pada perubahan yang kontinu dan bersifat terobosan. Strategi tindakan adalah strategi yang inovasi dan dilandasi cara berpikir entrepreneur. Ada enam hal yang menjadi pegangan dalam melakukan tindakan perubahan yaitu:
a. Jangan abaikan strategi
b. Bertindak cerdik dan rajin
c. Warnai perubahan dengan mimpi besar
d. Tumbuhkan kesadaran bahwa setiap awal pasti sulit
e. Berikanlah value
f. Berorientasi bisnis
5. Menghilangkan pemikiran yang salah
6. Kekuatan pendorong SDM yang cerdas
7. Mengembangkan potensi
8. Memperbaiki keterampilan
9. Menjadi lebih efektif
10. Mempengaruhi orang lain
11. Merencakan ke depan
12. Mengubah Pola Pikir
13. Menciptakan keunggulan