Koordinasi Manajemen

Bab V

Koordinasi

   A.   Pengertian

I.              Definisi Konseptual

Definisi konseptual merupakan defini yang di kemukakan oleh para ahli.

1.    Dalam buku James A.F Stoner dan Charles “Management Third Edition” pengertian koordinasi adalah :

“Coordinaton is the process of integrating the objective and activities of the separate unit by departement or functional areas of an of an organization in order to achive organizational goals efficiently”

Artinya :

“Koordinasi adalah proses memadukan tujuan – tujuan dan kegiatan – kegiatan dari unit – unit dalam bagian – bagian atau bidang -  bidang fungsional suatu organisasi yang terpisah untuk mencapai sasaran – sasaran organisasi secara efisien”

2.    Dalam buku “Fundamental of Management Sixth Edition” yang di tulis oleh Griffin R. W menyatakan bahwa :

“Coordination is the process of linking the activities of the farious departement of the organization”

Artinya :

 “Koordinasi adalah suatu proses menhubungkan kegiatan – kegiatan dari bermacam – macam bagian organisasi”.

3.    Sedangkan menurut Sondang P. Siagian, M.P.A, Ph. Di dalam bukunya “Peranan Staff dalam  Manajemen” mengatakan bahwa :

Koordinasi merupakan pegaturan tata hubungan dari usaha bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan bersama pula. Koordinasi juga dikatakan sebagai proses yang mengatur agar pembagian kerja dari berbagai orang atau kelompok dapat disusun menjadi suatu kebutuhan yang terintergrasi dengan cara seefisien mungkin.

Dari pengertian – pengertian para ahli diatas, saya mensintesakan bahkan koordinasi adalah suatu proses untuk menghubungkan komunikasi antar sesama pihak – pihak yang terkait dalam sebuah organisasi atau instansi. Guna menyatupadukan kesamaan pemikiran dan kosep untuk mencapai tujuan tertentu.

II.            Definisi Bahasa

Koordinasi berasal dari kata “coordination” yang tersusun dari kata co dan ordinare yang berarti meyambungkan. Dari pendekatan empirik yang diartikan dengan etimologi, koordinasi diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan oleh berbagai pihak yang sederajat untuk saling memberi informasi dan mengatur (menyepakati) hal tertentu.

Secara normatif, koordinasi diartikan sebagai kewenangan untuk menggerakkan, meyerasikan, nmenyelaraskan dan menyeimbangkan kegiatan – kegiatan yang spesifik atau berbeda – beda agar semuanya terarah pada tujuan tertentu.

Sedangkan secara fungsional, koordnasi dilakukan guna untuk mengurangi dampak negatif spesialisasi dan mengefektifkan pembagian kerja – Ndraha, T (2003).

Koordinasi dan hubungan kerja adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan, karena koordinasi yang baik akan mengefektifkan hubungan kerja antar sesama pihak – pihak yang ada dalam perusahaan.

Koordinasi dimaksudkan sebagai usaha untuk menyatukan kegiatan – kegiatan dari satuan – satuan kerja (unit – unit) organisasi, sehingga koordinasi dan organisasi bergerak sebagai kesatuan yang bulat guna melaksanakan seluruh tugas organisasi untuk mencapai tujuannya.

   B.   Macam – macam Koordinasi

Koordinasi dapat dibedakan menjadi :

1.    Koordinasi hierarkis (vertikal)

Koordinasi ini berlangsung antara atasan dengan bawahannya yang digariskan antar garis koordinasi.

Koordinasi ini mneyatukan pimpinan yang memiliki jabatan lebih tinggi daripada bawahannya sehingga garis koordinasi ini disebut dengan koordinasi vertikal.

2.    Koordinasi mendatar (horizontal)

Sesuai dengan namanya yaitu “koordinasi horizontal” koordinasi ini berlangsung antar sesama anggota atau pihak – pihak dalam sebuah instansi yang memiliki jabatan dan kedudukan yang sama. Garis koordinasi digambarkan lurus dan mendatar. Misalnya, kesamaan antara staff produksi dan staff pemasaran dalam sebuah organisasi. Hubungan timbal balik antar sesama staff setingkat ini dinamakan koordinasi horizontal.

3.    Koordinasi fungsional

Koordinasi fungsional adalah koordinasi yang menyatukan beberapa pihak dalam suatu organisasi yang memiliki kesamaan fungsi dan tujuan.

Misalnya bagian bendahara umum dengan bagian accounting. Karena saling terkait dalam satu bidang fungsi yang sama maka koordinasi yang ada didalamnya dikatakan sebagai koordinasi fungsional.

   C.   Penerapan Jenis – jenis Koordinasi

a.    Koordinasi Vertikal

Koordinasi antar bawahan dengan atasan.

Contohnya adalah koordinasi antara kepala sekolah dengan Kepala Dinas Pendidikan. Kepala Dinas sebagai atasan dan Kepala Sekolah sebagai bawahan. Dengan begitu, maka koordinasi ini disebut dengan koordinasi vertikal.

b.    Koordinasi Horizontal

Jika kita ulas kembali pengertian sebelumnya bahwa koordinasi horizontal adalah koordinasi yang beralngsung antar pihak – pihak dalam sebuah organisasi yang memiliki kesamaan kedudukan atau jabatan. Maka teman – teman pasti dapat menyimpulkan bagaiaman koordinasi ini berlangsung dalam dunia pendidikan.

Contohnya : koordinasi yang terjadi antar sesama kepala sekolah SMA dan SMK. Karena memiliki kedudukan dan jabatan yang sama, maka koordinasi ini dinamakan dengan koordinasi horizontal.

c.    Koordinasi fungsional

Sedikit ulasan mengenai koordinasi fungsional. Yaitu koordinasi yang berlangsung karena adanya kesamaan fungsi antar sesama pihak.

Maka contoh dari koordinasi fungsional dalam ranah dunia pendidikan adalah koordinasi yang terjadi antara sesama Kepala Sekolah. Karena memiliki kesaan fungsi untuk mengemban tugas dan tanggung jawab dalam rangka menciptakan perencanaan dan pengambilan keputusan maka koordinasi ini dinamakan dengan koordinasi fungsional.

   D.   Prinsip  - prinsip Koordinasi

Prinsip secara bahasa dapat dikatakan sebagai pedoman dalam menjalankan suatu tugas dan tanggung jawab.

Tidak berbeda dengan aktifitas lainnya, dalam menjalankan sebuah koordinasi seseorang harus mengetahui prinsip – prinsip koordinasi. Hal ini dimaksudkan agar koordinasi yang di harapkan dapat berjalan dengan lancar.

Prinsi – prinsip dalam koordinasi adalah “KOORDINASI”. Apa itu?

1.    Kesamaan

Artinya sama dalam visi, misi, dan langkah – langkah untuk mencapai tujuan bersama (sense of purpose).

2.    Orientasikan

Sekolah sebagai stake holder (penggerak) yang menggerakan proses koordinasi.

3.    Organisasikan

Maksudnya adalah orang – orang yang berkoordinasi harus membina sekolah untuk berada dalam satu payung (organisasi). Sehingga sikap egosektoral atau arogansi untuk menguasai satu sektor dapat terhindar.

4.    Rumuskan

Prinsip koordinasi adalah untuk menyatakan secara jelas wewenang, tanggung jawab dan tugas masing – masing agar tidak tumpang tindih.

5.    Diskusikan

Mencari cara yang efektif, efisien dan komunikatif dalam berkoordinasi merupakan salah satu faktor yang penting. Guna mempermudah pembagian tugas dalam mencapai tujuan.

6.    Informasikan

Semua hasil diskusi dan keputusan mengalir cepat kesemua pihak yang ada dalam semua sistem koordinasi. Agar pengkoordinasian dalam organisasi berjalan dengan lancar, faktor pendukungnya adalah proses penyampaian informasi.

7.    Negosiasi

Dalam perundingan mencari kesepakatan harus saling menghormati artinya proses negosiasi dalam koordinasi adalah faktor yang penting untuk menyatukan setiap pihak – pihak yang terkait didalamnya. Sebagai pihak sekolah, usahakan dalam sebuah negosisasi harus berada dalam posisi menag. Artinya, setiap koordinator tidak boleh berada dalam pihak yang dirugikan.

8.    Atur Jadwal

Aturlah jadwal koordinasi dengan baik. Karena pengaturan jadwal yang baik merupakan salah satu faktor ang dapat mengefektifkan proses koordinasi.

9.    Solusikan

Setiap masalah yang timbul harus diselesaikan oleh semua stake holder yang ada. Karena setiap masalah yang ada, akan mempengaruhi kinerja dan produktifitas bagian – bagian yang lain.

10. Insafkan

Setiap stak holder harus memiliki laporan tertulis yang lengkap dan siap menginformasikan semua kebutuhan koordinasi.