Bab VII
Knowledge
Management
Bab I
Pendahuluan
a. Latar
Belakang
Pada
tahun 2015, Indonesia bersama – sama negara ASEAN lainnya (Malaysia, Filiphina,
Singapura, Thailand, Brunei Darussalam, Kamboja, Vietnam, Laos dan Myanmar)
akan merealisasikan ASEAN Economic
Community (AEC). AEC merupakan salah satu kesepakatan yang dibuat dalam KTT XI
di Bali pada tahun 2003 dan disepakati akan diberlakukan secara resmi pada
tahun 2015 nanti. Konsep komunitas yang telah disepakati ini akan membentuk
pasar tunggal ASEAN yang diharapkan dapat membentuk pasar dan basis produksi
yang integratif sesama anggota ASEAN agar dapat kompetitif di dunia global,
sehingga ASEAN dapat menjadi kawasan yang memiliki daya saing tinggi dalam
perekonomian dunia. Pertanyaannya, mampukah Indonesia berkompetisi dengan negara
– negara ASEAN lainnya? Salah satu hal penting yang dapat menyukseskan
kompetensi Indonesia dalam berkompetisi antar sesama anggota ASEAN adalah
“pendidikan” dengan pendidikan yang baik maka terbentuklah Sumber Daya Manusia
(SDM) yang unggul.
Pada
kenyataannya, pendidikan di Indonesia masih jauh tertinggal dengan negara –
negara ASEAN lainnya. Hal ini diakibatkan kurangnya “Knowledge Management” dalam
mengatur keadaan tersebut.
“The ability to manage knowledge is
crucial in today ’ s flow economy. The creation and diffusion of knowledge have
become increasingly important factors in competitiveness.” - Bill Wolf (2001)
“Kemampuan
untuk mengatur pengetahuan saat ini berkesinambungan dengan lajur perekonomian.
Kreasi dan pengalihan fungsi pengetahuan yang dimiliki menjadi penambahan
faktor penting dalam berkompetisi” - Bill Wolf (2001)
Sayangnya, saat ini masih banyak yang tidak
mengetahui pengertian dan pengaplikasian “Knowledge Management” dalam dunia
nyata.
Pada kesempatan kali ini, kami kelompok VII
akan memaparkan hasil diskusi kami tentang “Knowledge Management” dengan
harapan, tujuan kami untuk berbagi pengetahuan dapat terlaksana dengan baik.
b. Identifikasi Masalah
1. Mengindentifikasi pengertian “Knowledge
Managamenet (KM)”
2. Mengidentifikasi tujuan KM dalam
kehidupan sehari – hari.
3. Mengetahui elemen – elemen Knowledge
Management.
c. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian Knowledeg Management
menurut para ahli?
2. Bagaimana cara menerapkan Knowledge
Management untuk menangani suatu masalah ?
3. Apa kegunaan diterapkannya Knowledge
Management dalam suatu perencanaan ?
4. Apa saja jenis Knowledge Management dan
bagaiman cara pengaplikasiannya ?
d. Tujuan Masalah
1. Menginformasikan kepada pembaca pengertian
Knowledge Management dan cara pengaplikasian Knowledge Management.
2. Menginformasikan kepada mahasiswa
pentingnya pengaplikasian Knowledge Management.
Bab II
Pembahasan
a. Definisi
Konseptual
Menurut para ahli :
-
Horwitch dan Armacost (2002) mendefinisikan
manajemen pengetahuan sebagai pelaksanaan penciptaan, penangkapan,
pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat ketika
dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, bertindak dengan tepat,
serta memberikan hasil dalam rangka mendukung strategi bisnis. [1]
-
Davidson dan Voss (2002) mendefisinikan
manajemen pengetahuan sebagai sistem yang memungkinkan perusahaan menyerap
pengetahuan, pengalaman, dan kreatifitas para stafnya untuk perbaikan kinerja
perusahaan. [1]
-
Santoso dan Surmach (2001) menyatakan bahwa
manajemen pengetahuan merupakan proses dimana perusahaan melahirkan nilai –
nilai dari intelectuall dan aset yang
berbasiskan pengetahuan.2
-
Bergerson (2003) manajemen pengetahuan
merupakan suatu pendekatan yang sistematik untuk mengelola aset intelektual dan
informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan. 2
-
Shelda Debowski (2006) Knowledge management
adalah proses dalam mengidentifikasi, menangkap, mengorganisasi dan menyebarkan
aset-aset intelektual yang sangat penting untuk kinerja [1]jangka panjang organisasi. 2
-
Tiwana (1999) Mendefinisikan knowledge management
secara luas dalam arti memanajemini pengetahuan sebagai “.......... management
of organizational knowledge for creating business value and generating a
competitive advantage. 2
”
Knowledge management memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan,
dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua
jenis tujuan bisnis. Tiwana juga menjelaskan “knowledge management is the
ability to create and retain greater value from core business competencies.”
Knowledge
management menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptaan dan
penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan
para pelanggan, mitra dan pemasok, juga mengadministrasi serta meningkatkan
praktek dan proses kerja.
b. Penelitian
Relevan
Knowledge Management In Theory and Practice
By : Kimiz Dalkir
Knowledge
Management aims to control existing knowledge and knowledge sharing within an
organisation, and increasing conditions for innovation and knowledge creation
(McElroy, 2000).
Hailey
and James (2002) build on case studies of nine ‘successful’ South Asian NGOs in
order to comment on how NGOs learn. They conclude that the single most
important factor affecting organisational learning is a learning leader.
Knowledge
Management bertujuan untuk mengendalikan pengetahuan yang ada dan berbagi
pengetahuan dalam sebuah organisasi, serta meningkatkan kondisi untuk inovasi
dan penciptaan pengetahuan (Mc. Elroy 2000).
Hailey
James (2000) membangun studi kasus dari sembilan “sukses” LSM Asia Selatan
untuk mnegomentari bagaimana LSM belajar. Mereka menyimpulkan bahwa faktor
paling penting yang memengaruhi pembelajaran organisasi adalah pemimpin
pembelajaran.
c. Pembahasan
Knowledge
Management ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan
untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan
pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui dan dipelajari dalam sebuah
organsisai.
Kegiatan ini
biasanya terkait dengan objektif organisassi dan ditujukan untuk mencapai suatu
hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan
kompetitif atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.
Konsep Knowledge
Management ini meliputi pengelolaan Sumber Daya Mansuia (SDM) dan teknologi
informasi (IT) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang
semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis
Belakangan ini,
persaingan bisnis semakin pesat terjadi. Terlebih, akan diadakannya pasar bebas
ASEAN pada tahun 2015 perusahaan – perusahaan yang tidak memiliki daya saing
tinggi dan perencanaan yang matang akan tertinggal. Untuk itulah peran
Knowledge Management sangan penting.
2.
Jenis Penerapan
Knowledge Management4
1. Tacit
Knowledge
Tacit
knowledge adalah manajemen pengetahuan yang sulit dilihat secara kasat mata,
atau bersifat personal. Pengetahuan ini dikembangkan memlalui pengalaman yang
sulit untuk diformulasikan dan dikembangkan. Pengetahuan ini biasanya tidak
terlihat dalam bentuk tulisan namun dapat terukur melalui kinerja seseorang.
2.
Explicit Knowledge
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai :
-
Dapat diucapkan secara tepat dan resmi.
-
Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan,
dibagi, dan dikomunikasikan.
Penerapan
explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam
bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan
dapat mempelajarinya secara independent.
Penerapan
contoh explicit knowledge adalah adanya Standard Opertional Procedure (SOP)
yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan mengenai manajemen yang ada di
suatu perusahaan.
Standard
Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan
kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan Standard Operation Procedure maka
tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan
sistem pelayanan yang ada. Disamping itu Standard Operation Procedure
diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan
dan diinginkan. Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya
sangat fleksibel karyawan dapat memberikan masukan berdasarkan pengetahuan yang
didapat.
Lebih
lanjut menurut Sulastiyono (2001) : [3]
Standard
adalah sebagai langkah awal untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk,
dibandingkan dengan harapan-harapan tamu. Oleh sebab itu, agar suatu jenis
pekerjaan dapat menghasilkan produk yang standard dari waktu ke waktu, maka
cara-cara mengerjakan untuk menghasilkan produk tersebut juga harus dilakukan
dengan cara-cara yang standard pula. Yang dimaksudkan dengan produk yang standard
adalah :
1.
Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai.
2.
Setiap jenis produk yang dihasilkan untuk
digunakan, secara konsisten memiliki spesifikasi yang sama.
Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau digunakannya Standard Operation Procedure adalah: 3
Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau digunakannya Standard Operation Procedure adalah: 3
1.
Mempunyai nilai sebagai alat atau saluran
komunikasi bagi manajemen dengan para staf dan para pelaksananya. Melalui
Standard Operation Procedure, seluruh staf dan karyawan akan mengetahui secara
jelas, berusaha untuk memahami tentang tujuan dan sasaran, serta kebijakan dan
prosedur kerja perusahaan. Dengan demikian setiap orang dalam organisasi akan
menerima pesan yang jelas dari Standard Operation Procedure tersebut.
2.
Standard Operation Procedure juga dapat
digunakan sebagai alat atau acuan untuk melaksanakan pelatihan baik bagi para
staf dan karyawan, serta bagi karyawan baru.
3.
Standard Operation Procedure dapat mengurangi
waktu yang terbuang, dengan demikian diharapkan akan meningkatkan produktivitas
kerja baik bagi manajemen ataupun bagi para staf dan karyawan. Apabila tidak
tersedia manual pekerjaan, maka bila terjadi sesuatu kesulitan dalam
menyelesaikan pekerjaan harus dicari dahulu jalan pemecahannya, atau
didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan atasannya, dan ini berarti
membuang waktu. Lain halnya bila cara penyelesaiannya sudah tersedia secara
tertulis, maka akan lebih cepat pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat,
serta dapat lebih dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain.
4.
Dengan dibantu oleh pengawasan yang
dilaksanakan dalam proses pekerjaan, maka Standard Operation Procedure dapat
dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin terciptanya produk yang
standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda dan waktu pelaksanaan
yang tidak bersamaan.
5.
Technology
Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. Berdasarkan pernyataan Gillingham dan Roberts (2006) awal mulanya knowledge management digerakkan oleh teknologi, khususnya explicit knowledge yang lebih mudah disusun. Menurut Marwick (2001) teknologi bukanlah hal baru dalam knowledge management, dan pengalaman yang telah dibentuk oleh para ahli sebelumnya menjadi bahan pertimbangan terbentuknya teknologi itu sendiri. Seiring dengan berjalannya waktu teknologi yang mendukung knowledge management akan selalu berkembang dalam bentuk sistem-sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge. Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untukproses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara ”on line”. Intranet merupakan salah satu bentuk teknologi yang diterapkan di Surabaya Plaza Hotel. Intranet atau yang disebut juga internal internet menawarkan kesempatan untuk menggunakan telekomunikasi yang maju yang telah dikembangkan dari internet. Menurut pendapat Merali peralatan seperti intranet dan internet dianggap sebagai sistem knowledge management yang utama untuk menjalankan dan mendukung forum diskusi dan praktek (1999). Intranet bukan merupakan jaringan tunggal juga bukan merupakan perangkat yang menghubungkan jaringan-jaringan seperti internet. Nama intranet digunakan sebagai perwujudan dimana standar dan alat- alat dikembangkan dalam internet digunakan untuk menyimpan dan mengirim data perusahaan kepada pengguna dalam jaringan internal.
Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. Berdasarkan pernyataan Gillingham dan Roberts (2006) awal mulanya knowledge management digerakkan oleh teknologi, khususnya explicit knowledge yang lebih mudah disusun. Menurut Marwick (2001) teknologi bukanlah hal baru dalam knowledge management, dan pengalaman yang telah dibentuk oleh para ahli sebelumnya menjadi bahan pertimbangan terbentuknya teknologi itu sendiri. Seiring dengan berjalannya waktu teknologi yang mendukung knowledge management akan selalu berkembang dalam bentuk sistem-sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge. Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untukproses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara ”on line”. Intranet merupakan salah satu bentuk teknologi yang diterapkan di Surabaya Plaza Hotel. Intranet atau yang disebut juga internal internet menawarkan kesempatan untuk menggunakan telekomunikasi yang maju yang telah dikembangkan dari internet. Menurut pendapat Merali peralatan seperti intranet dan internet dianggap sebagai sistem knowledge management yang utama untuk menjalankan dan mendukung forum diskusi dan praktek (1999). Intranet bukan merupakan jaringan tunggal juga bukan merupakan perangkat yang menghubungkan jaringan-jaringan seperti internet. Nama intranet digunakan sebagai perwujudan dimana standar dan alat- alat dikembangkan dalam internet digunakan untuk menyimpan dan mengirim data perusahaan kepada pengguna dalam jaringan internal.
3.
Elemen
– Elemen Knowledge Management
1.
People
Knowledge
Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk
knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.
2.
Technology
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.
3.
Processes
Yang
terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan
menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan
prosedur dan proses tertentu.
4.
Tujuan
Penerapan Knowledge Management
Implementasi
knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh
positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak
langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi
perusahaan antara lain:
1. Penghematan
waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik,
maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks
yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan
aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap
karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di
lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan
inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan
kompetensinya.
3. Kemampuan
beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan
lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan
produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses
atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan
meningkat.
Bab III
Penutup
a. Kesimpulan
Knowledge Management memiliki fungsi yang
sangat penting dalam kehidupan. Didukung dengan pengaplikasian yang baik dari
“sang aktor” Knowledge Management akan
sangat terasa manfaatnya.
“Most executives will
state that their greatest asset is the knowledge
held by their
employees.. ” - Nicols (2000)
“Kebanyakan
para atasan menempatkan harta terhebat mereka adalah pengetahuan yang di
terapkan oleh karyawannya” – Nicols (2000)
Maksudnya, Knowledge
Management yang dimiliki oleh seseorang merupakan harta yang sangat berharga
terutama saat di aplikasikan dalam dunia industri. Seseorang yang memiliki
pengetahuan akan lebih mudah mendapatkan pekerjaan dan bersaing di dunia kerja.
Begitu pula jika kita ingin menjadi seorang pemimpin atau manajer. Knowledge
Management sangat dibutuhkan guna menciptakan suasana tempat kerja yang
produktif dan optimal.
b. Saran
Mahasiswa
sebagai Stake Holder pembangunan
sudah sepatutnya mengaplikasikan Knowledge Management dengan baik dan dijadikan
acuan dalam peningkatan mutu dan tingkat produktifitas masyarakat Indonesia
khususnya saat mengabdi pada mayarakat nanti.
Selain
itu, para pembaca lain juga diharapkan dapat menyimak materi ini dengan baik
sehingga terciptanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang unggul dan kompetitif dalam
menyambut persaingan global AEC (ASEAN Economic Community) 2015.
Daftar
Pustaka
Sangkala, knowledge management,
Jakarta. PT. Raja Gravindo Persada 2007
James J. Stapleton. Guide to
Knowledge Management. Ciracas, Jakarta 2005
Artikal yang menarik. sukses terus. kuliah manajemen bisnis
BalasHapus