Komunikasi Manajemen

Bab X

Komunikasi

   A.   Pengertian

Menurut Effendi (1992) :

Komunikasi diartikan sebagai upaya seseorang untuk merubah pikiran, perasaan atau perilaku orang lain.

Menurut Mary Ann (1998) :

Komunikasi merupakan elemen dasar dari hubungan interpersonal untuk membuat, memelihara, dan menampilkan kontak dengan orang lain.

Fred C Lumenburg (2010) :

“Communication is the process of transmitting information and common understanding from one person to another. The elements of the communication process are the sender, encoding the message, transmitting the message through a medium, receiving the message, decoding the message, feedback, and noise. A number of barriers retard effective communication. These can be divided into four categories: process barriers, physical barriers, semantic barriers, and psychosocial barriers”.

“Komunikasi adalah proses transmisi informasi dan pemahaman umum dari satu orang ke orang lain. Unsur-unsur dari proses komunikasi adalah pengirim, pengkodean pesan, transmisi pesan melalui media, penerimaan pesan, decoding pesan, umpan balik, dan gangguan.”

   B.   Fungsi Komunikasi

Menurut Alo Liliweri (2007 ; 18), secara umum ada lima kategori fungsi utama komunikasi dan Manfaat Komunikasi diantaranya :

1.    Sumber atau pengirim menyebarluaskan informasi agar dapat diketahui penerima (informasi / to inform), fungsi utama dan pertama dari informasi adalah menyampaikan pesan (informasi) atau menyebarluaskan informasi kepada orang lain, artinya diharapkan dari penyebarluasan informasi itu para penerima informasi akan mengetahui sesuatu yang ingin dia ketahui.

2.    Sumber menyebarluaskan informasi dalam rangka mendidik penerima (pendidikan / to educate), fungsi utama dan pertama dari informasi adalah menyampaikan pesan (informasi) atau menyebarluaskan informasi yang bersifat mendidik kepada orang lain, artinya dari penyebarluasan informasi itu diharapkan para penerima informasi akan menambah pengetahuan tentang sesuatu yang ingin dia ketahui.

3.    Sumber memberikan instruksi agar dilaksanakan penerima (instruksi), fungsi instruksi adalah fungsi komunikasi untuk memberikan instruksi (mewajibkan atau melarang) penerima melakukan sesuatu yang diperintahkan.

4.    Sumber mempengaruhi komunikan dengan informasi yang persuasif untuk mengubah persepsi, sikap dan perilaku penerima (persuasi / to influence), fungsi persuasi terkadang disebut fungsi memengaruhi, fungsi persuasi adalah fungsi komunikasi yang menyebarkan informasi yang dapat mempengaruhi (mengubah) sikap penerima agar dia menentukan sikap dan perilaku yang sesuai dengan kehendak pengirim.

5.    Sumber menyebarluaskan informasi untuk menghibur sekaligus mempengaruhi penerima (menghibur / to entertain), fungsi hiburan adalah fungsi pengirim untuk mengirimkan pesanpesan yang mengandung hiburan kepada penerima menikmati apa yang diinformasikan.

Sedangkan fungsi komunikasi dalam organisasi dijelaskan oleh Sendjaja (1994) yaitu sebagai berikut :

a.    Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.

Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

b.    Fungsi Regulatif

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu :

1.    Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

2.    Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

c.    Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.

Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

d.    Fungsi Integritas

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu :

a.    Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.

b.    Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

   C.   Bentuk Komunikasi

Bentuk – bentuk komunikasi dalam organisasi oleh Effendy (2000) dibagi menjadi :

1.    Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik.

2.    Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal.

3.    Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian.

Pendapat lainnya menyebutkan, komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau lateral (menyisi).

Dimensi vertikal dapat dibagi menjadi ke bawah dan ke atas (Robbins : 2000) :

-       Ke bawah : Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah. Kegunaan dari pada komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja.

-       Ke atas : komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke arah tujuan dan meneruskan masalah-masalah yang ada.

Sedangkan dimensi lateral, komunikasi yang terjadi di antara kelompok kerja yang sama, diantara anggota kelompok-kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara manajer-manajer pada tingkat yang sama.

   D.   Fungsi Komunikasi

-       Kendali : komunikasi bertindak untuk mengendalikan prilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.

-       Motivasi : komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar.

-       Pengungkapan emosional : bagi banyak karyawan kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka oleh karena itu komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.

-       Informasi : komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenai dan menilai pilihan-pilihan alternatif (Robbins, 2002 : 310-311).

   E.   Tujuan dan Dampak Komunikasi

Tujuan komunikasi adalah untuk membangun/menciptakan pemahaman atau pengertian bersama. Saling memahami atau mengerti bukan berarti harus menyetujui, tetapi mungkin dengan komunikasi terjadi suatu perubahan sikap, pendapat, perilaku, ataupun perubahan secara sosial.

Dampak – dampak Komunikasi adalah sebagai berikut :

1.    Perubahan sosial

Seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya berubah, baik positif maupun negatif.

2.    Perubahan pendapat

Dalam komunikasi berusaha menciptakan pemahaman.

3.    Perubahan perilaku

Komunikasi bertujuan untuk merubah perilaku maupun tindakan seseorang, dari perilaku yang dekstruktif (tidak mencerminkan perilaku hidup sehat, menuju perilaku hidup sehat).

4.    Perubahan sosial

Membangun dan memelihara ikatan hubungan dengan orang lain sehingga menjadi hubungan yang makin baik. Dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal.

   F.    Elemen Komunikasi

Elemen – elemen dalam komunikasi :

1.    Komunikator

Pengirim pesan (komunikator) adalah manusia berakal budi yang berinisiatif menyampaikan pesan untuk mewujudkan motif komunikasinya. Komunikator dapat dilihat dari jumlahnya terdiri dari satu orang atau lebih.

2.    Komunikan

Komunikan (penerima pesan) adalah manusia yang berakal budi, kepada siapa pesan komunikator ditujukan. Peran antara komunikator dan komunikan bersifat dinamis, saling bergantian.

3.    Pesan

Pesan adalah informasi yang disampaikan dalam proses komunikasi.

4.    Saluran komunikasi & media komunikasi

Saluran komunikasi merupakan alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima. Terdapat dua cara :

a.    Non mediated communication (face to face) secara langsung

b.    Dengan media (Media massa atau media elektronik).

5.    Efek komunikasi

Efek komunikasi diartikan sebagai pengaruh yang ditimbulkan pesan komunikator dalam diri komunikannya. Terdapat tiga tataran pengaruh dalam diri komunikan :

a.    Kognitif (seseorang menjadi tahu sesuatu)

b.    Afektif (sikap seseorang terbentuk)

c.    Konatif (tingkah laku, hal yang membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu).Umpan balik dapat dimaknai sebagai jawaban komunikan atas pesan komunikator yang disampaikan.

   G.   Macam – macam Komunikasi

Ada 3 (tiga) macam komunikasi antara lain (Kariyoso, 1994) :

1.        Komunikasi searah

Komunikator mengirim pesannya melalui saluran atau media dan diterima oleh komunikan. Sedangkan komunikan tersebut tidak memberikan umpan balik (feedback).

2.        Komunikasi dua arah

Komunikator mengirim pesan (berita) diterima oleh komunikan, setelah disimpulkan kemudian komunikan mengirimkan umpan balik kepada sumber berita atau komunikator.

3.        Komunikasi berantai

Komunikan menerima pesan atau berita dari komunikator kemudian disalurkan kepada komunikan kedua, dari komunikan kedua disampaikan kepada komunikan ketiga dan seterusnya.

   H.   Faktor yang Memengaruhi Komunikasi

Komunikasi sering mengalami gangguan sehingga proses komunikasi tidak seperti yang diharapkan. Banyak hal yang dapat mempengaruhi komunikasi diantaranya :

1.    Latar belakang budaya. Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

2.    Ikatan dengan kelompok atau grup. Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

3.    Harapan. Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

4.    Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan.

   I.      Prinsip Komunikasi

Dalam menjalin suatu komunikasi diperlukan prinsip – prisnsip sebagai berikut :

1.    Penuh minat terhadap materi pesan,

2.    Menarik perhatian bagi komunikan,

3.    Dilengkapi alat peraga,

4.    Menguasai materi pesan,

5.    Mengulangi bagian yang penting,

6.    Memiliki kegunaan, dan

7.    Jangan menggangap bahwa setiap orang sudah mengerti pesan yang kita berikan (perlu umpan balik).

   J.    Hambatan – hambatan Komunikasi

Dalam menjalin suatu komunikasi, pasti terdapat hambatan – hambatan yang mungkin terjadi. Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam komunikasi :

1.       Filtering, menunjukkan bahwa sender secara sengaja memanipulasi informasi sehingga receiver akan melihat lebih favourable. 

2.       Selective perception, receiver dalam proses komunikasi secara efektif melihat dan mendengar berdasar pada kebutuhan, pengalaman, latar belakang, dan karekteristik lainnya personal lainnya.

3.       Information oveload, individu mempunyai kapasitas terbatas untuk memproses data.

4.       Emotions, kita cenderung paling mengesampingkan rasionalitas kita dan proses pemikiran objektif dan mensubsitusi pertimbangan emosional.

5.       Language, umur dan konteks merupakan faktor terbesar yag memengaruhi perubahan tersebut.

6.       Silance, didefinisikan oleh ketiadaan informasi.

7.       Communication apprehension, mengalami ketegangan yang tidak semestinya dan kegelisahan dalam komunikasi lisan, komunikasi tertulis atau keduanya.

8.       Gender differences, cenderung digunakan oleh pria untuk menekan status, sedang wanita cenderung menggunakan untuk menciptakan hubungan.

9.       Politically correct communication, berarti tidak efektif maksudnya komunikasi yang terjadi ekspresi yang berlebihan sehingga penyederhanaan hilang.

10.    Personal barriers, menunjukkan stiap atribut invidual yang menghindari komunikasi.

11.    Physical barriers, hambatan fisik dapat berupa suara, waktu, tempat dan lainnya lagi.

12.    Semantic barriers, hambatan oleh pengguna kata yang tidak jelas atau ambigu.